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Leitende Backoffice Assistenz im
Online-Business „Mentoring für Ärztinnen & Ärzte“ (m/w/d)
(m/w/d)
Wer sind wir und was erwartet Dich bei der Stelle:
Wir – Carina und Jan von DocLeader® – begleiten Ärztinnen und Ärzte im DACH-Raum mit unserer DocLeader® Academy und dem Business-Mentoring dabei, aus dem Hamsterrad auszubrechen, ihre Wunschmedizin zu leben, ihre Patienten noch besser zu versorgen und gleichzeitig mehr Zeit, Freiheit und finanzielle Leichtigkeit zu erreichen.
Du verantwortest folgende Aufgaben:
Volle Backoffice-Power: Du übernimmst E-Mail-Management, Terminplanung, Dokumentenorganisation sowie Datenerfassung und bist die zentrale Anlaufstelle für uns und unsere Ärzte.
Community-Management: Du betreust unsere Teilnehmer in WhatsApp- und Facebook-Gruppen, beantwortest Anfragen und sorgst für eine starke Community-Erfahrung.
Plattform-Pflege: Du strukturierst und entwickelst unseren Mitglieder- und Kursbereich weiter (Coachy, Vimeo, Google Drive) und verwaltest Inhalte sowie Aufzeichnungen.
Tech & Automatisierung: Du arbeitest mit CRM- und Marketing-Power-Tools (ActiveCampaign, HubSpot, Zapier etc.), pflegst Datenbanken und unterstützt bei Automatisierungen.
Struktur & Qualität: Projektmanagement (Trello), Pflege von QM-Dokumenten, Erstellung von Unterlagen sowie kontinuierliche Optimierung unserer Prozesse.
Kunden- und Vertriebsmanagement: Du steuerst Lead- und Onboarding-Prozesse, koordinierst Termine, betreust unsere Kunden während der gesamten Programmlaufzeit und unterstützt im Vertragsmanagement.
Buchhaltung & Administration: Rechnungserstellung, Zahlungseingangsprüfung und Vorbereitung für das Steuerbüro.
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